Основні ідеї.

   Головна відмінність системи Акцент від інших продуктів полягає в її величезній гнучкості і безпрецедентній настроєності на бізнес-процеси конкретного підприємства або конкретного прикладного завдання. Акцент увібрав в себе перевірені часом принципи і ідеї, які  показали свою життєздатність роками практичного застосування попередніх версій програми.
    Усі версії Акценту спочатку проектувалися і створювалися як тиражні продукти, розраховані на продаж "в коробці". В той же час, в програму закладені дуже великі можливості для налаштування. З одного боку, Акцент є повністю закінченою універсальною програмою для вирішення будь-яких облікових завдань, а з іншого боку - повнофункціональне інтегроване середовище розробки бізнес додатків. На сьогодні найбільш затребуваними продуктами на ринку систем автоматизації є "готові рішення" для конкретних областей бізнесу. Чи можливе створення готових рішень на основі тиражнихпродуктів? Багаторічний досвід роботи дає позитивну відповідь на це питання. Акцент є дуже зручним середовищем як для звичайної роботи, так і для розробки прикладних застосувань для конкретних областей бізнесу.

Архітектура системи.

    На відміну від багатьох "програм-конструкторів", в яких користувач (програміст) сам визначає структуру бази даних системи, розробники "Акценту" застосували абсолютно інший підхід. База даних Акценту завжди однакова. Набір таблиць і полів в ній фіксований і, хоча користувач може його змінити, уся відповідальність за обробку змінених структур лягає на нього самого. Такий підхід прийнятий тому, що грамотне проектування бази даних - дуже складне завдання. Від правильної структури бази даних залежить надто багато ключових характеристик готового застосування, таких як: продуктивність, розширюваність і зручність обробки. Помилки на етапі проектування бази даних коштують занадто дорого. Внесення змін до структури бази даних, як правило, вимагає повної переробки (чи принаймні ревізії) усіх шарів програми, розташованих вище за шар бази даних. Це дуже трудомісткий і здатний породити велику кількість помилок процес.
    Структура реляційної бази даних Акценту перевірена часом. У своїй основі вона не мінялася вже більше 8 років. База даних сильно нормалізована і досить зручна для обробки. В той же час, в структурі бази даних є можливість створювати (у тому числі і з інтерфейсу користувача) довільні властивості об'єктів (вони називаються параметрами), а також властивості, значення яких залежать від дати (вони називаються фактами). Робота з такими властивостями інкапсульована в об'єктній моделі і досить проста.

 

Формат даних.

    Акцент побудований таким чином, що усе спілкування з базою даних завжди виконується з використанням мови SQL. Ця мова на сьогодні є фактичним стандартом галузі і прийнятної альтернативи йому доки немає. Крім того, практично усі провідні СУБД в тому або іншому ступені підтримують SQL, а для багатьох з них він є "рідним" і єдиним способом обробки даних. Такий підхід дозволив розробникам Акценти "перевести" проблеми безпосередньої обробки даних на розробників СУБД (вони це роблять досить добре) і зосередитися на прикладній області. Що стосується формату даних, то тут вибір значно більше. У настільних версіях Акценту використовується формат бази даних MicrosoftJet. Відмінною рисою СУБД MicrosoftJet є висока швидкодія, надійність, і що важливо, досить хороша підтримка SQL. Для спрощення архітектури системи програмні компоненти роботи з СУБД винесені в окремий шар програми. Це дозволяє практично непомітно для користувача змінювати ядро бази даних і добитися високої масштабованості системи.

Интерфейс.

    Інтерфейс Акцент розроблений з урахуванням сучасних вимог до програм, працюючих в середовищі Windows і дуже схожий на звичні у всьому додатки Microsoft Office. Однією з цікавих особливостей, що відрізняють Акцент практично від усіх інших програм для автоматизації бізнесу, є відхід від парадигми Меню - Дія - Об'єкт. Розробники використали набагато зрозумілішу в графічному середовищі парадигму Об'єкт-Можливі дії. Іншими словами, спочатку користувач вибирає на екрані потрібний об'єкт, а система показує, які дії можна виконати над цим об'єктом. Саме тому в Акценті немає "багатоповерхових" меню і довгих списків дій. По відгуках більшості користувачів інтерфейс системи дуже простий, інтуїтивно зрозумілий і вимагає мінімуму часу на освоєння.
    Ще одна відмінність від інших програм автоматизації бухгалтерського обліку - інтерфейс завжди виглядає однаково. Він не міняється від налаштування до налаштування. Такий підхід дозволяє різко скоротити витрати на навчання. Акцент повністю підтримує технологію прямого візуального введення інформації. Користувач бачить на екрані звичну паперову форму документу, вводить в неї інформацію і друкує її на принтері. У усіх режимах роботи Акцент підтримує повну відповідність екранної форми і її друкарського представлення.

  Такий підхід дозволяє понизити витрати на навчання, надати користувачеві інтуїтивно зрозумілі способи роботи і, врешті-решт, понизити кількість помилок при введенні.Однак, пряме введення в документ не виключає інших способів введення інформації. Можна, наприклад, створити діалог для швидкого введення декількох документів або формувати документи повністю автоматично. ​

Масштабування.

    Для усіх інформаційних систем рано чи пізно виникає проблема зростання користувача над можливостями системи. І ці проблеми пов'язані швидше не зі збільшенням кількості співробітників підприємства, а з якісними змінами усередині нього:

 -  Успішне проведення інформаційної системи для вирішення певного кола завдань підштовхує до розширення цього кола.

 -  Відхід рутинної роботи на другий план висуває проблеми економічного характеру : підвищення прибутку за рахунок оптимізації витрат, законної мінімізації податкових відрахувань.

    Розширення сфери діяльності підприємства призводить до зростання вимог до інформаційної системи. Якщо ж інформаційна система не задовольняє вимоги користувача, що зростають, або користувач починає розуміти, що вона вирішує лише малу частину його завдань, йому доводиться або купувати нові програми для вирішення нових завдань, або впроваджувати абсолютно нову систему. І перший, і другий варіанти мають великі недоліки:

- Робота з декількома різнорідними системами породжує труднощі з об'єднанням даних для аналізу.

- Впровадження нових систем вимагає перенавчання користувачів і породжує проблеми перенесення інформації із старої системи в нову.

- Будь-яке придбання програмних продуктів вимагає вкладення коштів. Кількість програмних систем, що допускають "м'який" перехід від простого до складного, дуже обмежена, і Акцент відноситься до таких систем. Ми пропонуємо три варіанти постачання програми і кожен з цих варіантів відповідає вимогам,  описаним вище. 

Причому усі варіанти працюють в загальному інформаційному полі і перехід від "слабкішої" до "сильнішої" системи не приводить до втрати вже набраної інформації; всі варіанти мають ідентичний призначений для користувача інтерфейс, що зводить нанівець проблеми перенавчання персоналу і "звикання" до нової системи; засоби розширення Акцент дозволяють вирішувати завдання, пов'язані із створенням спеціалізованих застосувань для конкретного виробництва силами персоналу, що здійснює впровадження / підтримку; відкриті інтерфейси на рівні бази даних і на рівні програмних об'єктів дозволяють легко інтегрувати Акцент в рішення інших постачальників.

Аналітичний облік.

   Історія розвитку програмного забезпечення для обліку безперервно пов'язана з вдосконаленням у них аналітичного обліку. Саме розвинений аналітичний облік і став тим, що привело до бурхливого розквіту електронних технологій обробки інформації. Які ж способи побудови аналітичного обліку зараз найбільш поширені?

Аналітика як властивість рахунку.

    У будь-якому підручнику з обліку або нормативній документації, що регламентує ведення бухгалтерського обліку, можна знайти термін "Аналітичний рахунок". Це означає, що облік інформації в журналах-ордерах і відомостях такого рахунку вестиметься в детальнішому виді. Наприклад, по рахунку 631 ведеться облік взаєморозрахунків з постачальниками і підрядниками, тобто вказується кому платили і від кого отримували продукцію. По рахунку 281 ведеться складський облік, тобто враховується в кількісному відношенні рух товару. І так далі. У паперовому обліку це була відмінна схема, чітко працювала, і розробники програм, не думаючи довго, перенесли її в комп'ютерний облік.

Виглядає це приблизно так:

1.   У плані рахунків для кожного рахунку є властивість, що визначає його, як аналітичний.

2. Після того, як користувач включає цю властивість, йому необхідно вказати види аналітичних ознак, які використовуватимуться. Залежно від програми, набір таких видів може бути обмежений або не обмежений.

3. При введенні інформації, пов'язаної з таким рахунком, програма автоматично зажадає інформацію, пов'язану з аналітичним обліком.

​

    Все ніби просто і зрозуміло. Але, як і у будь-якого іншого рішення, у цього теж є свої переваги і недоліки. Достоїнства:

1. Легко зробити введення аналітичної інформації обов'язковим. Хоча, чесно кажучи, не зрозуміло, навіщо користувача вважати безглуздим. Кожен бухгалтер в змозі сам контролювати свої дії і визначати необхідність введення додаткової інформації.

2. Легко зберігати проміжні результати. Обмежений і визначений заздалегідь вид аналітики припускає можливість заздалегідь розраховувати дані і зберігати їх у базі даних (зазвичай це називається "Регістрами обліку"), а при побудові звітів діставати звідти вже готові цифри, помітно прискорює процес формування звітів.

3. Легко визначити можливі варіанти аналітичних звітів. З іншого боку, розробники традиційно повторюють правила паперового обліку в комп'ютерному обліку, дублюють його цілком, у тому числі переносячи туди і повний набір звітів. Недоліки:

1. Обмеженість можливих напрямів аналітики. Чим більше аналітичних напрямів, тим більше інформації для кожного рахунку в проводці потрібно буде вводити. Якщо ж таке введення обов'язкове, то робота перетворюється на "каторгу". Тому зрозуміле прагнення враховувати на рахунку тільки необхідний мінімум аналітичних ознак.

2. Складність при побудові призначених для користувача звітів, тобто звітів, не передбачених розробником програм. Це пов'язано з тим, що може знадобитися звіт по тій аналітикі, що не враховувалася на рахунку або взагалі враховувалася на кореспондуючих рахунках.

3. Розділивши аналітичну інформацію з рахунків, не завжди зручно потім "збирати" її в зведені звіти. Наприклад, те ж найменування предмета може одночасно враховуватись в різних рахунках і, відповідно, бути елементами різних аналітичних напрямів. Порахувати, скільки всього предметів цього найменування на підприємстві, вже буде нелегко.

    Залишається додати, що способи реалізації аналітичного обліку на рахунках теж бувають різні. Як вже було відмічено, це можуть бути просто посилання на довідники з переліком аналітичних об'єктів (кореспондентів, товару та ін.). Іноді субрахунки основних рахунків виконують роль сховища аналітичної інформації, тобто, наприклад, рахунок 631 - розрахунки з постачальниками і підрядниками, а його субрахунки - це вже конкретні кореспонденти. В цьому випадку в проводці вказується не лише рахунок, але і його субрахунок. Не новина, що найбільш затребуваними в частині комп'ютерного обліку були програми для торгівлі, де можливість розширеного аналітичного обліку цінувалася значно вище за бухгалтерський.
   Описана вище схема аналітичного обліку ставала каменем спотикання у використанні бухгалтерських програм для товарного обліку. І для нього розроблялася окрема програма. Але час на місці не стоїть, і з'явилися нові способи аналітичного обліку. ​

Аналитика як властивість проводки.

    Якщо уважно подивитися на класичне визначення аналітичних ознак, то виявиться, що призначено воно для того, щоб надати детальнішу інформацію про проводку. Є, підкреслимо,  інформація не по рахунку, а інформація про проводку. Рахунки ж проводки - це такі ж її властивості, як і аналітика. І дійсно, з точки зору, наприклад, комірника, однаково, по яких рахунках пройде списання товару. Для нього важливо, скільки, якого товару і кому буде відвантажено. З точки зору директора все одно, яким способом відіб'ється платіж у бухгалтерському обліку. Йому важливо кому, скільки і за що було заплачено.
  Коротше кажучи, виходить, що аналітична інформація потрібна усім. Щоб при цьому врахувати і інтереси бухгалтера, можна запропонувати наступну схему аналітичного обліку.

1. Факти господарської діяльності підприємства описуються у вигляді господарських операцій, що складаються з проводок. Проводка - мінімальна цеглинка інформації.

2. Кожна проводка описується набором аналітичних ознак. Кількість напрямів може бути обмежена, введення аналітики не обов'язковим.

3. Бухгалтерські рахунки використовуються як облікові регістри, що цілком відповідає їх призначенню. Подвійний бухгалтерський запис, тобто коли обов'язково вказується рахунок, на який "мінусує" (кредитується) інформація і на який "плюсується" (дебетується) інформація, дозволяє контролювати правильність реєстрації інформації. Якщо представити таку побудову аналітичного обліку візуально, то вийде багатовимірна матриця, що складається з перетину аналітичних ознак і бухгалтерських рахунків. Відповідно, така модель легко "полягає" в термінах сучасних БД.

Переваги:

1. Кількість аналітичних напрямів нічим не обмежена.

2. Абсолютно довільні вибірки інформації. При тому, що треба заздалегідь цікавитися про наявність аналітики. Якщо вона є, то вона буде в звіті. Причому, що цікаво, практично усі звіти будуватимуться однаково.

3. Процес побудови звіту зводиться, як правило, до формування запиту виду "Покажи мені те-то і те-то для таких і таких умов, згрупувавши інформацію таким і таким способами". Такий запит в програмуванні може бути написаний на SQL, призначені для користувача можна організувати відповідний діалог. Важливе те, що запит користувача і безпосередній запит до бази даних практично нічим не відрізняються.

4. Ті ж групи аналітичних ознак можуть використовуватися в проводках разом із різними рахунками, що значно спрощує роботу з побудови зведених звітів.

Недоліки:

1. Бухгалтер може не вказати аналітичну ознаку там, де треба. Попри те, що це не фатальна помилка, все одно вкажемо цю можливість як недолік.

2. Неможливо зберігати проміжні залишки, оскільки вид аналітики для рахунку не визначений. Обробляти доводиться увесь об'єм інформації. Система аналітичного обліку такого виду реалізована в декількох програмах для ведення обліку. Одна з таких програм Акцент. Аналітична інформація, яка може бути пов'язана з проводкою, представлена трьома видами:

· Кореспонденти - це фізичні і юридичні особи, з якими здійснюється господарська діяльність.

· Об'єкти обліку - це грошові і матеріальні об'єкти, що беруть участь в господарській операції.

· Різне - це довільний набір аналітичних ознак, який можна використати на власний розсуд. Кожен із видів аналітики має деревовидну організацію. Елементи можна поєднувати в групи (теки), які можуть бути вкладеними одна в одну. Максимальний рівень вкладеності - вісім.
    Для груп і елементів груп можна створювати ярлики, тобто кількість варіантів угрупування елементів може бути довільною. Особливу увагу хотілося приділити аналітичним ознакам, створеним в розділі "Різне". Користувач самостійно може визначити види аналітики і атрибути, що йому необхідно бачити в елементах аналітики цього типу. Крім того, при створенні нового виду аналітики в "Різне", можна послатися на стандартні аналітичні ознаки (кореспонденти або об'єкти обліку). Таким чином, можна в одній проводці використати декілька кореспондентів або об'єктів обліку.